Вакансии

Секретарь руководителя

Обязанности:

• Работа по организационно-техническому сопровождению административно-распорядительной деятельности руководителя
• Контроль выполнения текущих ежедневных поручений руководителя
• Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора
• Контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора
• Своевременное информирование директора об исполнительской дисциплине. формирование ежедневных/еженедельных сводных отчетов, отслеживание динамики и качества закрытия поручений
• Подготовка документов, служебных и информационно-аналитических материалов, необходимых для работы директора
• Контроль правильности оформления и полноты согласования входящих документов, передаваемых на подпись директору Учреждения. Ответственность за качество передаваемых на подпись директору Учреждения документов.
• Анализ и резюмирование входящей документации
• Подготовка руководителя к совещаниям: подготовка повесток совещаний, запрос материалов от исполнителей, распечатка материалов в необходимых количествах экземпляров, брошюрование презентаций, подготовка комплектов документов. Сбор материалов и информации, необходимых Генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов
• Протоколирование встреч и совещаний с участием руководителя
• По поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; контроль исполнения указаний и распоряжений, отслеживание статуса выполнения поручений, записанных в протоколах
• Ведение сводного реестра поручений руководителя, уточнение о выполнении или причинах невыполнения поручения, еженедельное обновление данных и информирование руководителя о статусе невыполненных задач
• Подготовка презентаций, иных презентационных материалов учреждения
• Составление программ встреч и мероприятий
• Оперативная информационная поддержка руководителя во всех сферах его деятельности
• Поддержка бизнес-процессов руководителя: организация рабочего дня, ведение календаря
• Планирование рабочего дня руководителя, организация встреч, совещаний, приема посетителей
• Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств
• Организация документооборота. Делопроизводство и организация ведения деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловая переписка, рассылка необходимых материалов
• Организация работы по обработке, поступающей (входящей) в Учреждение документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства, соблюдение сроков, форм и методов регистрации
• Контроль за принятием и регистрацией корреспонденции, передачей документов на исполнение, оформлением регистрационных карточек, создание банка данных, своевременная отправка исполненных документов по адресам
• Контроль за прохождением служебных документов и материалов в Учреждении
• Разработка и утверждение в установленном порядке планов периодических проверок в структурных подразделениях Учреждения правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов
• Ведение телефонных переговоров. Администрирование базы данных внешних контактов
• Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей
• Выполнение иных поручений руководителя в рамках своей компетенции

Требования:

• Высшее профессиональное образование
• Опыт работы помощником, ассистентом руководителя от 1 года
• Опыт работы с исполнительской дисциплиной
• Опыт аналитической работы
• Грамотная устная и письменная русская речь обязательно
• Системность в работе, пунктуальность и ответственность
• Инициативность и способность находить решение в любой ситуации
• Системное мышление, структурированность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, активность, пунктуальность, внимательность
• Хорошие организаторские способности, коммуникабельность, ответственность, исполнительность
• Знание работы с документооборотом, опыт работы в электронном документообороте Правительства Москвы приветствуется
• Знание ПК (MS Office, Excel, PowerPoint и т.д.) на уровне продвинутого пользователя
• Умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма
• Личные качества: внимательность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации, стрессоуйстойчивость

Условия:

• Оформление по ТК РФ‚ с соблюдением социальных гарантий
• Оплата больничных листов
• Ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней
• З/плата до 60 000 руб.